יעילות – 8 סיבות לכך שאינך פרודוקטיבי כמו שאתה יכול להיות
מהי יעילות? האם אתה אדם יעיל? אדם יעיל הוא אדם אשר מגיע למקסימום תוצאות במינימום זמן, רוצה להכפיל את התוצאות שלך במינימום זמן? היית רוצה להשתמש בזמן בצורה טובה יותר? האם אתה מוצא את עצמך דוחה ודוחה משימות? – במקום פשוט להגיע לעיקר? זה הזמן להתעורר, זה הזמן להתחיל לתכנן את הזמן שלך, ולהבין – שהזמן שלך שווה כסף, כמה היית משלם על הזמן של עצמך? בטח שהרבה, לכן אם הזמן שלך יקר בעבורך עלייך לשנות הרגלים רעים בכדי להפיק ממנו את המיטב.
אם תוכלו להכפיל את התפוקה שלכם, להגדיל את ההכנסה, לשפר את הכישורים הבין אישיים ולעצב את חייכם איך שתרצו, איך החיים שלכם יראו?
אם אתה מוצא את עצמך חסר תשובות מול שאלות אלו, ככל הנראה אינך פרודוקטיבי כמו שאתה באמת יכול להיות!
“אם אתם אוהבים את החיים, אל תבזבזו זמן, כיוון שהחיים עשויים מזמן.”
1. לא הגדרת אף מטרה
הגדרת מטרות היא המפתח, הבעיה של רוב האנשים שהם לא מציבים לעצמם מטרות או שהמטרות שהם מציבים לא נכונות עבורם. מטרות הם האבני דרך להשגת חלומותייך, ללא מטרות, אין חזון אישי, א’ ב’ לאיך שאתם רוצים שהחיים שלכם יתנהלו. נכון שזה נשמע כמו חיים נחמדים ונטולי לחצים, אבל האמת היא, שחיים ללא מטרות הם חיים ללא כיוון, מה שיוצר בעיית “ריחוף” – בה מבזבזים יום אחר יום ב”ריחוף”, מדבר אחד לאחר, כפופים לגחמות ולדרישות של אחרים וללא מטרה נעלה לעבוד בשבילה. ימים ושבועות עוברים בלי ששום דבר נעשה ולפני שמים לב, אתם כבר בשנות ה40, ה50, ה60 שואלים את עצמכם לאן נעלמו חצי מהחיים שלכם.
כיצד לתקן זאת
• קח דף ועט, הגדר מטרות תקופתיות לזמן מוגבל ומטרות שנתיות, בתחומים החשובים בחייך- קריירה, קשרים, ממון, בריאות, ושיפור עצמי. היכן אתה רואה את עצמך בעוד שנה מהיום? לא מצליח לכתוב מטרות? עצום עיניים, תן לדמיון שלך לרוץ, הנה החלומות שלך, הם שם בכדי שתגשים אותם. אם אתה יכול לחלום אותם – אתה יכול להגשים אותם.
• צור לך לוח, “לוח חלומות”, רשום את המטרות הללו ואז עבוד להגשמתן. הוסף תמונות המביעות קשר ישיר ורגש לחלום שלך, צור מחשבות חיוביות סביב החלומות שלך, כוון אותם קדימה בעזרת חשיבה חיובית, דבר על המטרות שלך – הן לא סוד, דבר עליהן בחיוב כאילו היקום עושה את שלו ודואג למימושן עבורך. טוב קורה בעבורך. שמור את הלוח במקום בו תוכל לראות אותו כל יום כך שלא תשכח מי אתה ומהן המטרות שלך.
2. המטרות שהצבת אינן המטרות הנכונות בעבורך
הצבת מטרות אינה מספיקה – אתה צריך להציב את המטרות הנכונות. אם תציב את המטרות הלא נכונות, אתה מציב עצמך בדרך לכישלון!
אך מה מגדיר “מטרות נכונות”?
אנו מאמינים שאין דבר כזה קריטריונים למטרות נכונות, דע מה נכון בעבורך. המטרות שלך צריכות להיות מאתגרות בעבורך אך ברות ביצוע, ספציפיות אלייך ומחולקות על ציר זמן, הגדר זמן חצי שנה? שנה? הכל טוב כל עוד זה טוב עבורך. זכור אין חריגה מהזמנים! אנחנו לא רצים לשום מקום, חשוב שתהנה מהדרך, הדרך היא חלק בלתי נפרד מהמטרה, ואף לעיתים הדרך מתגלה כמטרה עצמה.
מטרות שתואמות את הציפיות שלך, נוטות להגיע להצלחה גדולה, כשכל הדברים נשארים קבועים.
למרבה הצער, הרבה מאתנו משיגים את המטרות הלא נכונות – מטרות שאינן מעוררות השראה, קטנות מדי, מעורפלות מדי או ללא דד ליין. מאחר שהמטרות שלנו פוגעות ישירות בפעולות שלנו שפוגעות בתוצאות שלנו, הצבת מטרות לא נכונות, גורמות לכך שיהיו לנו תוצאות ממש קטנות, או שאפילו לא יהיו לנו תוצאות כלל וכך נוצר לנו מבוי סתום.
כיצד לתקן זאת
1. וודא שהמטרות שהצבת הן יעדים שאתה רוצה רק בעבורך ולטובתך הנעלה, יעדים שתרצה להשיג ולא יעדים שאחרים הציבו בפנייך. חייה את חייך כאילו כל יום הוא יומך האחרון, שאל את עצמך ואם הוא אכן היה – מה היית רוצה לעשות בזמן שלך?
2. לך על מטרות/ יעדים גדולים אך עם זאת הגיוניים. לדוגמה- “להגדיל את קהל הלקוחות שלי ב-200% ולהיות מוביל בשוק,” ולא “להשיג עוד לקוח עד שני לקוחות כדי שיהיו לי מספיק בכדי לגמור את החודש”.
3. היה ספציפי וממוקד ככל שאפשר. לדוגמה- “להרוויח $10,000 לחודש עד ספטמבר 2015,” ולא “להגדיל את המשכורת שלי.”
4. קבע דד ליין, יעד סופי לכל מטרה/יעד, מה שמביא אותנו לנקודה הבאה…
3. אין לך דד ליין / יעד סופי
חשיבותם של מועד סופי וציר זמן הנה רבה. אם שמעתם כבר כמה עצות על יעילות, אז כנראה שמעתם על חוק פרקינסון – האומר ש”העבודה מתרחבת באופן כזה, שהיא מנצלת את כל הזמן המצוי לשם ביצועה”
בפרק הראשון טוען פרקינסון כי לאדם נטייה טבעית להגדיל את כמות הזמן שעליו להשקיע בהשלמתה של מטלה מסוימת, עד למיצוי הזמן העומד לרשותו לביצועה. זה בעצם אומר שבמידה ואתה קובע מועד אחרון לביצוע המשימה שהוא בעוד ארבע שעות, שבעצם בכדי להשלים אותה תצטרך רק שעתיים, אתה באופן בלתי-נמנע תיקח בארבע שעות בשביל המשימה. אם אתה קובע מועד אחרון עד שבוע למשימה שבעצם לוקחת יומיים, אתה תיקח שבוע שלם בכדי לסיים את המשימה. אם אתה בכלל לא קובע מועד אחרון לסיום המשימה, השלמת המשימה יכולה להמשך עד נצח.
ערכו ניסוי, קחו על עצמכם מטלה קבעו לכם פרק זמן הגיוני לביצוע, עכשיו נסו לבצע את המטלה במחצית מהזמן שהוקצב. האמינו בעצמכם וראו כיצד זה אפשרי.
כיצד לתקן זאת
קבע מועד סופי לכל המשימות והיעדים שלך. זאת ועוד, הכן ציר זמן, עם פירוט של כל השלבים ואבני הדרך להשגת המטרות שלך.
4. אתה מנסה לעשות הכול
האם אי פעם שמעת על האמרה ש, “פחות זה יותר?” ובכן, הנה עוד אחת: “הניסיון לעשות הכול לבסוף יוביל לאפס הישג.” החברה שלנו היום מתמקדת הרבה בלעשות יותר ולסיים יותר דברים. בזמן שאני בהחלט מסכים עם החשיבות של לעשות יותר, ולהשיג יותר, הניסיון לעשות הכול יכול לגרום לחוסר ריכוז, שלא לדבר על תחושת הצפה ולחץ. למעשה, בחמשת השנים שלי כמאמן, זוהי אחת הבעיות הנפוצות ביותר בקרב הלקוחות שלי – ואנו מדברים על אנשים מלאי כישרון שהשיגו הרבה תחת שמם!
כיצד לתקן זאת:
תפסיק לעשות כל דבר. במקום זאת, תתמקד בדברים החשובים ביותר ועשה אותם טוב.
חשוב מהן 20% המשימות החשובות ביותר ברשימה שלך וכיצד אתה יכול לעבוד עליהן? מהדברים החשובים פחות, היפטר, או קבץ אותם ודחה אותם לאחר השגת היעדים החשובים. וכך אנו מתקדמים לנקודה הבאה…
5. אתה מנסה לעשות הכול בעצמך
שמתי לב לבעיה בקרב הרבה פרפקציוניסטים, שבתוכם גם אני נכלל: אנו מתעקשים על לעשות הכול בעצמנו. למה? מכיוון שאנו מסרבים להניח לדברים. אנו מרגישים שכאשר מניחים לדברים, אנו מאבדים שליטה, אולי אנשים יבלגנו דברים, הכול יהפוך לאסון, ואנחנו נצטרך לנקות את ה”בלגן” מאוחר יותר.
אני מבין, מכיוון שלפעמים גם אני כך. בעבר הייתי הרבה יותר “רכושני” בנוגע לעבודה שלי, הייתי בוחר לעשות הכול לבדי כדי שאוכל לעשות את הכול בדרך שאני רציתי אולם, הבנתי שבכדי לחסוך בזמן ולבצע את העבודה בצורה טובה יותר, לעיתים חשוב לחלק את המשימות. חשוב על זה: לא משנה כמה יעיל אתה, אתה בחיים לא תוכל להשיג את אותה כמות עבודה ש-10 אנשים, או 100 אנשים (שהם מוכשרים במידה שלך) יכולים להשיג באותה כמות זמן. הרבה ידיים הופכות את העבודה לקלה יותר ושני מוחות טובים מן האחד (רוב הזמן).
כיצד לתקן זאת:
השתחרר מהצורך לעשות הכול לבדך. היעזר בחבריך לקבוצה, עובדים, ו/ או מכרים. תקלות יכולות לקרות, אך הכול בנוי על הדרכה, הדרך אותם לעשות את הדברים בצורה הטובה ביותר.
6. אין לך סביבת עבודה תורמת
הערך את סביבת העבודה הנוכחית שלך. בסולם מ-1 עד 10 כש10 היא הסביבה האפשרית הטובה ביותר לעבודה, איך היית מדרג אותה? האם היית מדרג אותה ב- 1 עד 3(רעה)? 3 עד 5 (ממוצעת)? 6 עד 8 (סבירה)? או 9 עד 10 (מצוינת)?
רובינו עובדים ב”3 עד 5″, סביבה ממוצעת. מסביבת עבודה לא מאורגנת, לשולחן מבולגן בגדלים לא טובים שמוביל לתנועה רועשת (במיוחד לאלו מאתנו העובדים בבית), לאנשים מפטפטים, למצבי עבודה משעממים ואנו נאבקים בקביעות בסביבה שלנו ,רק כדי לגרום לדברים לעבוד. זה רע מכיוון שבמקום להשקיע את האנרגיה בעבודה שלנו ולהמיר אותה לתפוקה בונה, האנרגיה שלנו מתרוקנת על ידי הסביבה שלנו.
כיצד לתקן זאת:
הכירו את המושג “סביבה זורמת” – מונח אותו אני מפרש כ: “סביבה שמביאה לך מקסימום ניסיון עבודה ומאפשרת לך להיכנס לזרימה בקלות.” אתה יודע שאתה בסביבה זורמת כשאתה יכול להיכנס למצב עבודה בקלות ואתה מרגיש נמרץ כל הזמן! מצא את הסביבה הזורמת שלך (או צור אותה אם צריך) ואז תסתכל על היעילות שלך ממריאה!
7. אתה חושב שעבודה יכולה להיעשות רק כאשר יש לך שעה שלמה
חושב שהפסקה של חמש דקות לא יכולה להשפיע על רשימת המטרות הבלתי-נגמרת שלך? ובכן, חשוב שנית. “כיסי זמן”, חלונות הזמן הקטנים האלה בין פעילויות כן יכולים לעשות הבדל ענק כאשר הם מנוצלים ביעילות.
כיצד לתקן זאת:
נצל את כיסי הזמן שלך, אפילו אם הם נמשכים רק 5 דקות. אל תזלזל בשינוי שכיס זמן קטן יכול לעשות בחיים שלך. אתה תהיה מופתע כיצד תרגול ההרגל האחד הזה יכול לשנות הרבה דברים לטובה.
8. אתה זונח תחומים אחרים בחייך
אולי הדעה המוטעית הגדולה ביותר לגבי יעילות היא שאתה צריך לשים בצד את כל הדברים האחרים הלא קשורים לעבודה – כלומר, משפחה, חברה, חיי אהבה ובריאות – כדי להתקדם בעבודה. “אני אגיע לאלה מאוחר יותר,” זה מה שרובינו אומרים.
תפישה זו הנה מוטעית. עבודה אינה משלימה את כל חייך ועבודה אינה יכולה למלא את הפערים שרק תחומים שאינם קשורים לעבודה יכולים. בזמן שהזנחת תחומים אחרים בחיים (כמו שאמרנו חיי-חברה, אהבה, משפחה, בריאות ובריאות נפשית) יכולה לתת לך יתרון ביעילות העבודה שלך בתחילה, מדובר בדבר זמני – צורת הארגון/המבנה הזה לא יכול להמשך לאורך זמן, הוא רק ייצור תגובת נגד לבסוף , מכיוון שאתה תהיה “מורעב” בתחומים האחרים בחייך ותהיה חסר מוטיבציה לעבוד בכלל.
חלק מן האנשים קוראים לזה “שריפה עצמית,” אחרים קוראים לזה “נפילה.”
כיצד לתקן זאת:
זהה את התחומים בחייך אותם אתה זונח ולאחר מכן פעל במטרה לשפר אותם, בזמן שמירה על סדר העדיפויות של העבודה שלך בשליטה. יעילות באה מניהול הוליסטי של החיים שלך;
איש שמח/הורה/בן-זוג, יהיה מלא השראה ומלא אנרגיה לעבודה קשה ולספק את הטוב ביותר בעבודה שלו.
קבלו גישה לתכנית ההתפתחות האישית המתקדמת של Lifehacks, בחינם לחלוטין ל-14 ימים.
בתכנית תלמדו:
- לעצב את איכות החיים שלכם ללא פשרות
- להגדיל משמעותית את ההכנסה, לחסוך ולהשקיע
- לשפר את הבריאות, לרדת במשקל ולהיכנס לכושר גם כשנראה שאין לכם זמן
- לשפר את הכישורים הבין אישיים, לפתח מערכות יחסים חדשות ולשמר קיימות
- לשפר את התפוקה, היעילות וכוח הרצון
- להתגבר על חסמים פנימיים שמונעים מכם להצליח
