כך תעבדו ביעילות- 10 טיפים לייעול שיטות העבודה
כולנו רוצים להתייעל בעבודתנו, לשפר ביצועים ולחסוך זמן. שאלו את עצמכם, כיצד אתם מנהלים את עבודתכם? במה אתם מתמקדים? האם ייתכן כי אינכם מקדישים לעבודה את מלוא תשומת הלב , מתפזרים בנושאים שונים ובכך מייצרים לעצמכם עומסים או לחצים בעמידה בזמנים ובמילוי חובותיכם?
אם התשובה לחלקן מהשאלות הללו חיובית ואתם שואפים להשתפר ודייק את שיטות העבודה שלכם, המאמר הזה עבורכם! רכזנו 10 עצות מועילות ויעילות לצמצום לחצים, שיפור היצירתיות וייעול שיטת העבודה באופן שלא רק יקל עליכם, אלא גם יסייע לכם לעשות אותה עם חיוך, שורו וראו:
הקדישו זמן להנאה ויצירתיות בתחומי העניין שלכם
התאמנו במוזיקה, שירה, ריקוד, משחק, ציור, צביעה, פיסול, כתיבה , כל אותם הדברים הגורמים לכם להנאה ומפתחים את היצירתיות שבכם.
השתדלו להתנסות בדברים חדשים מדי יום על מנת למתוח את הגבולות, לגלות על עצמכם דברים חדשים ולגרום לעניין. תוכלו להפיק תובנות ולהשתמש בתגליות על עצמכם גם במקום עבודתכם, וכך בסופו של דבר תוכלו ליצוק מעצמכם דברים שאף אחד אחר לא יכול.
העריכו את עבודתכם ועקבו אחר כל שלב בה
כולנו רוצים לדעת כי יש לעבודתנו משמעות וכי מאמצינו יצרו שינוי . הידיעה הזו מספקת ומתגמלת לכשלעצמה. לפעמים, קשה לנו לראות את ההתקדמות שלנו בעבודה, ולכן ככל שתעריכו את עבודתכם הקשה, תהפכו להיות יעילים ויצרניים יותר. נסו להסתכל על כל מה שהספקתם לעשות בסופו של כל יום והיו מודעים לכך שכל ניצחון קטן הוא בעל חשיבות גדולה. כתבו לעצמכם פתקים שבהם תרשמו כל הישג שהשגתם בכל יום ואת הסיבה לחשיבותו. עשו זאת בשיטתיות ועקביות לאורך חודש, כך שתוכלו במבט לאחור, להעריך את התקדמותכם.
מצאו משמעות בכל מטלה שתעשו
זכרו כי לכל מטלה יש מטרה, אפילו לקטנה ביותר . לא כל המטלות דומות אחת לשנייה, לכן מומלץ לחפש דרכים שיעזרו לכם להבין כיצד הן עוזרות לכם להשלים מטרות גדולות יותר. נסו להבין את הסיבה שמאחורי המטלות האלה, ובעיקר את הסיבה שבגללה הסכמתם לבצע אותן. כל מטלה שתעשו יכולה להוסיף או לגרוע מרמת האושר שלכם ולכן בחרו לראות כל חלק בעבודה ככזה שמקדם את הקריירה שלכם ולא כנטל . אם אתם חשים שאין לעבודתכם משמעות יתכן שהגיע הזמן לשינוי. בשורה התחתונה, על ידי מציאת משמעות במטלותיכם, תוכלו לעשות עבודה טובה יותר וליהנות יותר.
חיוך זה כל הסיפור
החיבור שלכם לאנשים שעובדים אתכם הוא מרכיב חשוב מהסיפוק וההנאה בכל עבודה שתעשו. חשבו על מצב בו אתם עובדים קשה על מטלה ומקבלים חיוך מהבוס או מהלקוחות על התוצאה הסופית, זוהי המשמעות הגלומה בעשייה.
כאשר אוזלת לכם האנרגיה לעיסוק במטלה, חפשו דרכים אשר יעזרו לכם ליצור חיוך בפניו של חבר לעבודה, לקוח או הבוס. כך תקבלו חיזוק טבעי לביצוע המשימה, והיא תהפוך להיות קלה ומהנה יותר מאי פעם.
מצאו זמן להפסקות
חוק שימור האנרגיה- תקף כמובן גם לגבי אנשים. אין לכם אספקה אינסופית של אנרגיה. מרבית האנשים חשים עייפים לאחר ארוחת הצהריים ובשעות אחר הצהריים. זו גם הסיבה לכך שרובנו ניגשים לעוד כוס קפה או חיזוק מתוק. נסו את האלטרנטיבה הבאה: קבעו לעצמכם לוח זמנים להפסקות כדי לעזור לעצמכם לשמור על רמות אנרגיה עקביות, וכן על מנת להימנע מחטיפים או משקאות שאינם בריאים. נסו לקבוע את ההפסקות היזומות לזמנים שבהם אתם חשים ירידה חדה באנרגיה. התאווררו, אכלו פרי ונקו את הראש לפני שאתם חוזרים לעבודה.
מצאו מוטיבציה והנעה לפעולה
לכולנו יש עזרים המניעים אותנו לפעולה ועוזרים לנו לקבל את כל האנרגיה הדרושה לביצוע המטלה. למשל, מוזיקה טובה הנותנת לכם השראה ומניעה אתכם לפעולה. מצאו את העזרים הנכונים עבורכם וגורמים לכם להיכנס ל”מצב עבודה” אם תעשו זאת מספיק זמן ובשיטתיות, תוכלו להשתמש בהם כטריגרים לעבוד במהירות ובצורה יעילה .
הסתכלו על הדברים מנקודת מבט שונה
במהלך העבודה אנחנו לומדים כי לא כל המטלות מהנות או אהובות עלינו במידה זהה, זהו כמובן כורח המצב. לפעמים מדובר ב”מעגל אכזרי” בו אנחנו נמנעים ממשימה בעייתית, דוחים אותה ובכך מגדילים את הבעיה. אנחנו מציעים כי אם יש לכם מטלה אשר מתסכלת אתכם, נסו למצוא דרך מרעננת לשנות את המהות שלה, או לחליפין את האופן בו אתם מסתכלים עליה. יתכן שתזדקקו למספר ניסיונות כדי למצוא פתרון טוב באמת, אך אם תמצאו דרך ליהנות ממטלה שלא אהבתם עד כה, תהיו מאושרים יותר ונינוחים יותר בעבודתכם.
אל תתביישו לבקש עזרה
חשוב מאוד להיתמך באנשים אחרים כאשר אתם מרגישים תשושים או עמוסים. בקשו עזרה ברגע שאתם זקוקים לה ואל תחכו לרגע בו המצב יוצא משליטה. אין הדבר גורע מהיותכם מוכשרים וטובים בהרבה דברים., אך אינכם יכולים לעשות לבדכם כל הזמן. יכולותיהם של אנשים אחרים יכולות לעזור לכם להשלים את עבודתכם בצורה מהירה ויעילה יותר. נכון שלעיתים קשה לבקש עזרה, אך אם תבקשו, תגלו במפתיע כי אנשים אוהבים לעזור לאחרים כשניתנת להם ההזדמנות. עצם מתן העזרה לאחרים מספק ומתגמל לכשלעצמו, אם תתגמלו אותם בחיוך בתמורה למתן העזרה, מדובר ברווח כפול ומכופל.
קבעו לעצמכם זמנים מוגדרים וקבועים לעבודה
אין ספק כי אנחנו חיים בעידן מאתגר של פיזור וקשב המוסט בקלות, בו בכל משרד יש גישה לאינטרנט ולחשבונות ברשתות החברתיות – הסחות דעת באות בקלות. בתקופה שכזו, טיפ טריוויאלי כמו להתרכז אך ורק בעבודה שמולכם הוא טיפ חשוב הרבה יותר ממה שנדמה לכם. דעו כי אם תקבעו זמנים לריכוז מרבי בעבודה, תוכלו להשלים משימות קשות בזמן הזה ולתת לעצמכם זמן למנוחה וליצירתיות בהמשך.
איך תוכלו לעשות זאת? נעלו את הדלת, כבו את הסלולרי, צאו מהדואר האלקטרוני ואף כבו את חיבור האינטרנט אם אינכם זקוקים לו. מן הסתם לא תוכלו להתחבא לנצח, אך ודאי תופתעו לגלות עד כמה תוכלו לייעל את עבודתכם בצורה יוצאת דופן כשתהיו לבדכם עם המטלה. עשו כל מה שנדרש ונכון עבורכם על מנת ליצור לעצמכם סביבת עבודה שקטה, ממוקדת מטרה ונקייה מהפרעות והסחות דעת.
לומר לא ולהישאר בחיים
לא תמיד נעים לומר לא, אך לפעמים עלינו לומר “לא” בכדי להמשיך וליהנות מעבודתנו ואף להצליח בה. אם יש משימה כי אתם חשים שאינה מתאימה לכישוריכם, עליכם למצוא את הדרך הנכונה לסרב לקבלה. חשוב לדעת כיצד לעמוד על שלכם מבלי לגרום לאדם שנתן לכם את המשימה להרגיש שדחיתם אותה, או חלילה הקלתם בה ראש. לעיתים, קיצורי דרך יכולים לייעל ולשפר את תהליך העבודה ולכן, אין בכך כל רע, אם יגעתם ומצאתם דרכים לקיצורי דרך לעבודה שלא מרגשת אתכם. חשבו על סוג מטלה שעליכם לעשות שוב ושוב, יום אחרי יום או שבוע אחר שבוע. האם יש דרך יעילה יותר לעשות אותה? האם יש קיצור דרך שתוכלו ללמוד? אם אתם צריכים להכין לעצמכם תבניות מוכנות לדואר אלקטרוני, עשו זאת. אם עליכם לקרוא מדריך המסביר כיצד לעבוד בצורה נכונה ויעילה עם תוכנה עמה אתם עוסקים בעבודה, קראו אותו ולימדו. חשבו על עבודתכם ומצאו את קיצורי הדרך אשר מתאימים לכם.
לסיכום
אנחנו שונים זה מזה ולכן גם אופן העבודה והשיטות לייעול לא מתאימות לכולם. מצאו את העצות הנכונות עבורכם, אלו שאתם מרגישים שיעזרו לכם באופן אישי. רשמו לכם את העצות באופן מסודר והכינו לכם את שלושת הצעדים הראשונים שברצונכם ליישם, בחרו את הראשון שבהם, רשמו את האופן בו תרצו לבצע אותו, וקבעו לוח זמנים לעשייתו. כאשר הרעיון יהפוך לטבעי בעבודתכם, עברו לעצה הבאה והמשיכו באופן הדרגתי לצעדים הבאים.
