14 דרכים פשוטות ויעילות לצמצום ההוצאות במשרד שלכם ולשמירה על רווחיות העסק
רוב בעלי העסקים מתקשים לספר עד כמה העסק שלהם רווחי עבורם. הם יכולים לנסות לצטט את דו”חות הרווח וההפסד משנים עברו, לספר על גידול במכירות או שיפור במצב תזרים המזומנים. אולם, כל אלו לא באמת מספרים מה מתרחש בעסק, ועד כמה הוא רווחי ומסייע לבעל העסק להרוויח בסופו של יום. כמו כן, חשוב לדעת שברוב המקרים ניהול מושכל וחכם של ההוצאות בעסק אינו מספיק כדי להפוך את העסק לרווחי ומשגשג.
כשמצב השוק תחרותי בכל תחום, והעלאת מחירים אינה תמיד הפתרון המוצלח ביותר, יש הוצאות שוטפות שניתן לקצץ בהן ולא יפגעו בתפקוד התקין של העסק.
חלקן יראו עבורכם הכרחיות במיוחד, אולם על ידי שמירה על ראש פתוח, תוכלו להבין כיצד הן יכולות להפוך לדרך חדשה לשמירה על רווחיות העסק.
עובדים במיקור חוץ במקום עובדים במשרה מלאה
אתם וודאי מודעים לעובדה שעובדים העובדים במשרד שלכם במשרה מלאה מהווים הוצאה גדולה וכבדה. מעבר לחלוקת המשכורות החודשית, כל עובד נוסף שאתם מוסיפים לעסק, יעלה את כמות ההוצאות השוטפות.
כדי להפחית בעלויות המיותרות הללו, יכול להיות שעובדים במשרה חלקית (ולאו דוקא משרה מלאה) יוכלו לספק עבורכם את התוצרים הנחוצים.
שנית, תוכלו לבדוק את האפשרויות של העסקת עובדים במיקור חוץ שנחשבים לזולים יותר לטווח הארוך. אתרי פרילנסרים מסוגים שונים מאגדים מומחים שיוכלו לסייע לכם במשימות ספציפיות בהם תדרשו לעזרה.
הפחתת הוצאות המשרד
פתרון זה אינו מתאים לכל בעל עסק, אולם יתכן שיתאים עבור העסק שלכם. לא בטוח שכל העובדים שלכם צריכים לשהות במשרד, ויתכן שחלק מהם יכולים לעבוד מהבית.
כך תוכלו לשכור משרד קטן יותר (שיעלה לכם פחות) או לוותר על משרד לחלוטין. וההפחתה בהוצאות? עשויה להיות אדירה- ניתן לחסוך עד 50,000 ₪ בשנה.
אם אתם לוקחים אחריות כזו על גבכם, חשוב לקחת בחשבון את מידת האמון שלכם בעובדים ואת מוסר העבודה שלהם. כמו כן, יתכן שיחד עם עבודת הצוות מביתו, יתווספו הוצאות נוספות כמו רכישת מחשבים ניידים וציוד נוסף לעובדים.
בצעו הזמנות אחת לרבעון
רוכשים ציוד חדש עבור העסק? תוכלו לחסוך לא מעט בכל שתזמינו סחורה אחת לרבעון במקום להזמין את המשלוח הקבוע כל חודש. כאשר תבצעו הזמנות ברווחי זמן גדולים, הקניה עצמה תהיה גדולה יותר, מה שיפתח אתכם לעבר מחירי הסיטונאות דרכם תוכלו לקבל מחירים משתלמים יותר.
פתרונות משרד זולים יותר
אם בכל זאת אתם מעוניינים לשכור משרד משלכם, תוכלו להפחית את ההוצאות במהלך השימוש בכלי העזר במשרד עצמו ע”י כך שתבחנו את הטכנולוגיות עליהם אתם מתבססים במשרדכם.
למשל, הטלפון המשרדי- לא תמיד העסק שלכם זקוק לו, לעיתים תוכלו להשתמש בנייד או בפתרונות טלפון מבוססי אינטרנט שנחשבים זולים יותר מטלפון קווי. דוגמא נוספת, היא מדפסת שחור לבן שיכולה להחליף בקלות את המדפסת הצבעונית שרוב העסקים לא זקוקים לה במהלך העבודה.
שימוש בתוכנות חינמיות במהלך עבודתכם
מעבר לתוכנות הבסיס בהן כל משרד נעזר באופן קבוע, לעיתים ניתן להשתמש בגרסאות חינמיות לתוכנות חיוניות. המגוון והתחרות הקיימים בשוק גרמו להורדת מחירים של התוכנות המוכרות ולהוצאת גרסאות חינמיות למגוון תוכנות. אם בכל זאת החלטתם להשקיע כסף בתוכנה, בחרו תוכנות שנמצאות בענן.
בצעו שיתופי פעולה וברטרים
ברטרים הם דרך מצוינת לרכוש מוצרים ושירותים שהם בגדר מותרות עבור המשרד או העסק שלכם, בלי להקשות על עצמכם יותר מדי. אם אתם צריכים כרטיס ביקור חדש או אתר אינטרנט, תוכלו להציע למתכנת או למעצב שירות אחר תמורתו. ייעוץ פיננסי או שיווקי עשוי להיות יקר מאוד? אין בעיה- מצאו שירות אחד איכותי שאתם יכולים להציע ליועץ להחליף תמורת הייעוץ. על הדרך תוכלו לא רק לחסוך בהוצאות רבות, אלא גם ליצור קשרים עסקיים ושיתופי פעולה עם אנשים שבדרך כלל לא הייתם נעזרים בהם.
רכישת מדפסות לייזר
אם העסק שלכם מבצע הדפסות לעיתים קרובות, תוכלו לחסוך במידה ניכרת בהוצאות המשרד אם תרכשו מדפסות לייזר. מדפסות אלו אומנם תופסות מקום רב יותר והן פחות זולות, אולם כך ניתן להדפיס עשרות מסמכים בדקה, ולחסוך בהוצאות של רכישת דיו.
צמצמו כמויות של מוצרי פרסום
נכון, יותר זול להזמין עשרות אלפי כרטיסי ביקור בבת אחת, אך גם 300 כרטיסים יספקו את העבודה ויספיקו לאורך חודשים. קחו בחשבון שיתכן מאוד ובעתיד תרצו לשנות את כרטיס הביקור שלכם, לעדכן פרטים שונים כמו כתובת אתר, טלפון או מייל ועדיין תהיו תקועים עם כמות גדולה של כרטיסים שאתם לא באמת צריכים. כדי למנוע תרחיש כזה מראש, הקדימו תרופה למכה וצמצמו מראש את כמויות מוצרי הפרסום שאתם רוכשים. צמצום הכמויות יסייע לכם לא רק לחסוך כסף רב ומצטבר, אלא גם לחדש ולהתעדכן לעיתים קרובות בלי להרגיש רע עם זה.
חסכון בצריכת המים המשרדית
מדינת ישראל סובלת ממחסור קבוע במים, שמעמיק משנה לשנה לאחר חורפים חלשים המניבים כמויות גשם מזעריות. אם אתם מעוניינים לחסוך בצריכת המים המשרדית וכך גם להקטין את החשבון החודשי במשרדכם, תוכלו לנקוט בפעולות הבאות:
- התקינו חסכמים- וסתים מיוחדים המותקנים על הברזים, באמצעותם ניתן לחסוך בקלות כשליש מכמות צריכת המים במשרד
- ברזים מתקדמים בעלי מנגנון הפעלה אוטומטי- השתדלו להתקין בשירותים ברזים אשר זרימת המים בהם מתחילה כאשר החיישנים המיוחדים קולטים ידיים המתקרבות אל הברז.
- התקנת מיכל מים דו כמותי באסלות המשרד- המיכל מאפשר בחירה בכמות המים הרצויה בכל הורדת מים, בממוצע, מביא המיכל לחסכון של כ-18-20 ליטרים ליום (!)
מניעת הדפסות לא רצויות
אם בהדפסות עסקינן, ברוב המשרדים מוגדרת ברירת המחדל להדפסה כאחת המדפסות בעסק. עם זאת, לא אחת קורה שאנו רוצים להדפיס דף A4 אחד בלבד או גיליון אקסל בודד, ובמקום לקבל הדפסה של עמוד אחד, מקבלים 20 עמודים שמושלכים מיד לפח האשפה. כדי למנוע תאונות לא נעימות והדפסות מיותרות, מומלץ לבצע הגדרה אוטומטית ל”PDF”. יש אפשרות להגדיר הדפסה לPDF וכך לא לבזבז נייר על ניסיונות הדפסה מיותרים. אם אתם חייבים להדפיס את המסמך וממש אין מנוס, נצלו את כל הדף העומד לרשותכם באמצעות הדפסה דו צדדית.
צריכת חשמל חכמה יותר
חשמל הוא אחד המשאבים השמישים ביותר, והוא ממש לא גדל על העצים. צריכת חשמל היא הוצאה כבדה לא רק למשק הבית הממוצע, אלא גם לעסקים או חברות. אם אתם עומדים בפני פתיחת משרד חדש או רכישת מכשירים חשמליים למשרדכם, כדאי לשים לב לתווית האנרגיה הנמצאת על גבי כל אחד מהמוצרים. תווית זו מציינת את הדירוג האנרגטי של כל מכשיר, וצריכת החשמל המירבית המותרת בו.
הסימון במכשירים אלו הוא פשוט: האות A מסמלת כי המכשיר שברשותכם הוא בעל רמת חסכון אנרגטי גבוהה, ואילו האות G תסמן לנו כי המכשיר מבזבז חשמל.
זו הסיבה שמומלץ מאוד לחפש מכשירי חשמל חסכוניים או כאלו בעלי תוכניות חסכון מובנות, שיאפשרו לכם חסכון מירבי בהוצאות החשמל.
מפגשים משותפים ללא ניירת
לקראת פגישה משותפת של עובדי המשרד, נהוג לצלם את המסמכים הרלוונטיים למשתתפים, וזו עלולה להיות הוצאה כבדה. כאשר מדובר בתוכניות עבודה או בריפים שיווקיים, ההוצאה עליהם עשויה להגיע למאות של דפים המבוזבזים בשימוש חד פעמי. ניתן להמנע מהדפסה לחלוטין בדרכים הללו:
- צירוף המסמכים כקבצים דיגיטליים לפגישה ביומן
- הדפסת מסמכים מסוימים לפי דרישה
- הקרנת המסמך על לוח חכם או על מסך
מעבר למכשירים משולבים
אם תרצו לחסוך במידה משמעותית ברכישת מכונות צילום, מדפסות, פקסים וסורקים, תוכלו למצוא מכשירים משולבים שיאפשרו לכם לייעל את העבודה. מכשיר משולב יהיה זול יותר מכמה מכשירים נפרדים. מומלץ מאוד להתאים את איכותו וגודלו של המכשיר לאופי העבודה הקיים במשרד.
שיתוף פעולה עם עסקים מתחרים
כעסק, אתם וודאי מודעים לכמות המתחרים העצומה בכל תחום שהוא. בין אם אתם מסעדה, נגריה או חנות מחשבים, מתחרים יצוצו תמיד: if you can’t beat them, join them.
כן, כן. לחסכון בהוצאות העסק, תוכלו לשתף פעולה עם המתחרים שלכם, צעד יעיל וחשוב. כאשר אתם נמצאים בסביבה תחרותית, זה נראה כאילו המטרות שלכם מנוגדות וכלל לא זהות, אך בפועל גם אתם וגם המתחרים שלכם נמצאים בדיוק באותה סירה. לכן, במקום לשלם הרבה מאוד כסף על שטחי פרסום יקרים ועל דרכי פרסום יצירתיות כדי למשוך את תשומת הלב של הלקוחות שלכם, נסו לפעול בכוחות משותפים. תופתעו לגלות, שלעיתים דווקא התכנסות של עסקים זהים באותו מקום יכולה לתרום לכולם להכניס יותר כסף, ומצד שני לחסוך על שירותים נלווים כמו תשתיות, מיסוי, ניקיון וכדומה. קחו למשל את חנויות הבדים ברחוב נחלת בנימין או המסעדות ברחוב הארבעה. כל אלו הם עסקים זהים שהתאגדו, ולכן הצליחו למשוך כמות גדולה של לקוחות, שהעדיפו להגיע למקום המרכז את כל האפשרויות בבת אחת.
