פרודוקטיביות אופטימלית – שיטת גרגירי החול
מכירים את התחושה המתסכלת הזו, כשאתם תקועים בתור אינסופי, פשוט חסרי אונים בפני הזמן?! האמת היא שיש אינספור סידורים ופעולות, שאתם יכולים לבצע במהלך זמן ההמתנה, כדי להביא לתוצאה הפוכה – תחושה של הישג, פרודוקטיביות וכי הזמן, עובר הרבה יותר מהר משחשבתם.
כל שעליכם לעשות, הוא למלא את חללי הזמן הללו במשימות הקטנות, “גרגירי החול של היום”, שאף פעם אין זמן לעשות, מלבד הזמן שבו הדבר הטוב ביותר לעשות הוא “כלום”.
נאמר, למשל, שאתם חייבים ללכת במשך חמש דקות יום-יום, כדי להגיע לתחנת האוטובוס שלכם. זהו זמן מצוין להתקשר לחבר או מישהו שלא דיברתם אתו הרבה זמן, לשאול “מה קורה?” ופשוט להתעדכן ולהראות כי אכפת לכם.
אם אתם עייפים וזקוקים להפסקה בין משימות שונות, במקום לפנות לאינטרנט או לטלוויזיה – נסו לבצע משימה, שיש לכם ברשימה ומתקשרת לאינטרנט כמו לרכוש מוצר מסוים, לשלם חוב מסוים, להשיב למייל מסוים או פשוט לסדר את המחשב שלכם מכל בחינה.
שיטת גרגירי החול מטרתה, לסייע לכם למקסם כל יום, כך שכל דקה תנוצל אך ורק לטובה.
יתרונות שיטת גרגירי החול
שיטת גרגירי החול מסייעת לכם לחוש מסופקים יותר, במהלך היום: משום שאתם מבצעים הרבה משימות קטנות, לצד משימות גדולות או לכל הפחות מייגעות, אתם יודעים כי אתם מפיקים את הטוב ביותר מהזמן שלכם, בהתחשב בסיטואציה בה אתם מצויים.
ההבנה הזו, לצד ההצלחה והעלייה ברמת הביצוע הכוללת שלכם, תורמת למצב רוח שאפתן, רגוע ומאושר יותר, שאף יסייע לתדלק את האנרגיה שלכם, לאורך היום.
השיטה אף מסייעת לכם למצוא את הדרך אל משימות, שאתם פשוט לא מצליחים לפנות להן זמן, בסדר העדיפויות שלכם: קביעת התור לרופא, השאלון הזה, ההזמנה של פנקס הצ’קים או השיחה לאיש המקצוע הזה, הן כולן משימות שניתן לדחות לצד, אפילו לשכוח מהן. שיטת גרגירי החול, מעניקה לכם את היכולת למצוא את ה”זמן המת” ביום שלכם ולתעל אותו, לפעולות הללו.
אנשים רבים מנסים “לקחת את השיטה צעד קדימה” ואף לשלב את התחביבים וההרגלים שלהם בתהליך: להתאמן על קריאה מהירה, לעשות תרגילי ספורט, לשנן מידע, לחפש מידע, לשפר את העסק שלהם ולהכיר אנשים חדשים. כל הפעולות הללו, עשויות לקחת פחות מעשר דקות, שתמיד יש לכם בכל תור במהלך שעות העומס המאיימות.
שיטת גרגירי החול אף מסייעת לכם למצוא דרך, ליצור גירויים ועניין בכל היום שלכם. כמובן שחשוב לעצור לעיתים, להביט מסביב, להעריך את הטבע והשמש מסביבכם ולנשום את הרגע. לצד זאת, קיים צורך תמידי המוטבע בנו, להימנע משעמום ומונוטוניות, לכן כדאי לנסות ולגוון את הפעולות שאתם מבצעים לאורך היום.
רוב הפעמים, לאחר שאתם מסיימים משימה גדולה, אתם חשים כי אתם רוצים לתגמל את עצמכם באמצעות פעולה מסיחת דעת. אז אתם פונים לעולם הווירטואלי, לרשתות החברתיות, למשחקים בפלאפון ולפעולות חסרות טעם.
באותו אופן, אתם יכולים לבחור לבצע משימה קטנה, כזו שמצריכה מכם מעט מאוד זמן והשקעה. לאחר שתיהנו מה- V, תיהנו מהרבה יותר אנרגיה, שתסייע לכם לפנות חזרה למשימה הגדולה הבאה.
היתרון הגדול ביותר, כמובן, הוא כי אתם זוכים לנצל את ה”זמן המת” שלכם בכל עת: בין אם אתם בדרך לעבודה או ללימודים, בין אם אתם פשוט מחכים בתור או מנסים לבזבז זמן עד שעה מסוימת – אתם תמיד יכולים להקשיב למוזיקה או להרצאה מעניינת, לנסות מתכון חדש או להתחיל לקרוא ספר חדש.
דבקו במשימות הנכונות
כדאי לזכור כי יש משימות כמו עבודה, נושא שיש לקרוא בכובד ראש, שיחה משמעותית ואפילו רכישה גדולה, שיש להתייחס אליהם בהתאם.
בחרו את המשימות שלכם בקפידה והימנעו מרפרוף או חיפוף של משימות, כתוצאה מהקצבת זמן מועט.
זהו את ההזדמנויות הנכונות
אז כבר הזכרנו חלק מהמקומות המתאימים, לבצע בהם את המשימות הקטנות והסידורים המהירים שלנו: נסיעות בתחבורה הציבורית, התעמלות ונסיעה (ביצוע משימות באמצעות שמע), “זמן מת” לגלוש באינטרנט, תורים מיותרים ובלתי-נמנעים ואף זמני המתנה כמו ציפייה למישהו שיגיע או לפגישה או שיעור שתתחילו.
קחו דף ועט וחשבו לעצמכם, אם יש לכם עוד מקומות, שבהם אתם יכולים לנצל את הזמן טוב יותר. היכן אתם יכולים לעשות יותר? קחו בחשבון שכיום, אתם יכולים לעשות הרבה מאוד באמצעות הפלאפון שלכם – לכן כדאי לכם לנסות ולהתרגל לביצוע משימות, באמצעות הסביבה הזו.
המשימות הנכונות
אף הוזכרו משימות קטנות רבות כגון ביצוע שיחות לאנשים כמו בני משפחה וחברים לשם התעדכנות, שיחה לאיש מקצוע שתמיד נדחית על הסף, שיחת מזל טוב ליום הולדת וכדומה.
בנוסף, אתם יכולים לקרוא מאמר ואפילו ללמוד באמצעות הפלאפון שלכם, לגלות מידע חדש ולהתייעץ באשר לנושאים שונים. אתם יכולים להקשיב למוזיקה, לקרוא ספרים או להקשיב להם, לבצע פעילות גופנית קלה, לנמנם, לתכנן, להזכיר לעצמכם להיות אסירי תודה, להביע אהבה כלפי עצמכם ואחרים, לבחון את המטרו שלכם לטווח ארוך ואפילו להכין רשימות, לערוך אותן ולקבוע החלטות, שישפיעו על העתיד שלכם.
תכתבו ותזכירו לעצמכם
הטריק הוא לעבור מעולם המחשבות והרעיונות, לעולם ההטמעה והמעשים. דבקות ברשימת משימות מסודרת, תסייע לכם לזכור מהן המשימות שעליכם לבצע בכל עת: כך שלא תחזרו הביתה ותגלו ששכחתם או פשוט תתחרטו, על בזבוז לא נכון של הזמן שלכם.
פעמים רבות, היכולת שלכם לבצע את המשימות הללו תלויה פחות בזמן שיש לכם, אלא ביכולת שלכם לזכור כי הן קיימות.
לכן, אם יש לכם מספר שיחות לבצע, גם כאלו שלא נראה לכם שתערכו היום – תכתבו כי אתם רוצים לערוך אותן, כך שתהיה לכם האפשרות להגיע אליהן בעתיד. באותו אופן תכתבו לעצמכם כי עליכם לקבוע תור לרופא, לעשות את ההעברה הבנקאית הזו, לשלוח את המכתב הזה ולקנות לחברה את הפריט הזה.
הרשימה תסייע לכם להיזכר במשימות הללו במהלך ההמתנה לרופא, השהייה בדואר והנסיעות הארוכות והשוממות. הרשימה מונעת מכם את הצורך לשאול את עצמכם “מה עליי לעשות עכשיו?”. ברגע שיש לכם את הרשימה ביד – אתם יודעים בדיוק מה הצעד הבא.
אם אתם מוצאים את עצמכם משתעממים מביצוע של משימות קטנות בלבד, נסו לשלב אותן לצד משימות גדולות באופן קבוע או לחלופין, לכלול מספר משימות קטנות, במשבצת זמן אחת ביום שלכם.
אפילו משימות קטנות שיש לכם בעבודה או בלימודים, כמו שליחה של מספר מיילים, הכנת פרויקט גדול או למידה ממושכת – הן כולן משימות גדולות, שאנו יכולים לחלק למשימות קטנות יותר. לפעמים, עדיף לעשות קצת בכל יום, מאשר להקציב זמן רב למשימה אחת גדולה: ביצוע ממושך של משימה אחת, הופך אותה למונוטונית, למייגעת ולאחת, שנדחה בעתיד.
זכרו עד כמה הרשימות שוות זהב
רשימה איכותית שתשתמשו בה על בסיס קבוע, תסייע לכם לשנות את המראה של היום שלכם, באופן משמעותי.
אתם יכולים לכתוב אותה בפלאפון, במחשב, על נייר, ביומן שלכם, לסדר לעצמכם תזכורות בלוח-השנה, בתדירויות שונות ואף לדאוג לתזכורות קוליות. כל סוג של תזכורת מסודרת, שתסייע לכם לבצע את המשימה או לכל הפחות – לזכור את קיומה.
דאגו לרשימה אחת מסודרת מידי יום, שבוע וחודש, כך שתמיד תוכלו לפנות אליה ברגעים של שעמום, תסכול או חרדה מזמן המבוזבז לחינם.
חשיבות ההפסקות
לצד כל יום פרודוקטיבי, כדאי לזכור כי גם לכם יש זכות וחובה עצמית לדאוג כי תאכלו, תשתו, תתעמלו ותשנו היטב או במילים אחרות – תטפלו בעצמכם!
הפסקות הן כן חלק חיוני מהעולם הפרודוקטיבי, שכן עבודה פרודוקטיבית 24/7 רק תוביל אתכם ללחץ, לתחושה כי אתם מקפחים את עצמכם ולפיתוח צורך לבסיסי ביותר כגון חברה, שינה ערבה, אוכל, זמן מנוחה למוח שלכם או לגוף שלכם ועוד. הבעיה היא שהפסקות הן גם שורש הבעיה של הפרודוקטיביות – בייחוד כאשר הן מתמשכות, לא צפויות ובמקרה הגרוע ביותר – מעייפות.
ועם זאת, ההפסקות הן קריטיות עבורכם ועבור הגוף שלכם: הן מעניקות לכם אנרגיה מחודשת, מאפשרות לכם להזין את הגוף שלכם, משחררות את הראש הכאוב על ידי מתן פוקוס חדש ומסייעות לכם לשוב לעבודה עם חיוך.
כדי להצליח ולנהל הפסקות נכון, כדאי לכם ללמוד ולתכנן את ההפסקות שלכם מראש: כפי שקבעתם זמן ספציפי ורגוע שבו תוכלו לעבוד והתכוננתם אליו, קבעו הפסקה שמתאימה לכם והתכוננו אליה:
ראשית, נסו לבחון לאחר כמה זמן שבו אתם פועלים באופן פרודוקטיבי, אתם מתעייפים – זהו הזמן לקחת את ההפסקות שלכם כדי לטעון מצבורים! בין אם מדובר ב- 20 דקות או 120, מה שחשוב הוא שבאמת תענו על הצרכים שלכם, לכן הקפידו להקשיב למוח ולגוף שלכם.
בהתאם, קבעו את ההפסקות שלכם אפילו חצי שעה לפני, כך שלא תמצאו את עצמכם במצב של תשישות ואפיסת כוחות, שידרוש מכם הפסקה גדולה יותר.
שנית, קבעו זמן ספציפי לכל הפסקה: הפסקת קפה לא אמורה להיות ארוכה כמו הפסקת צהריים, לדוגמא. הקפידו להכין את האוכל שלכם מראש, כך שלא תאלצו לבשל או לחפש אחר אוכל וכתוצאה מכך, לבזבז זמן יקר.
כמובן שגם במהלך ההפסקה, אתם תמיד יכולים לפנות זמן ולבצע משימות קטנות, שלא מביאות לחץ או מאמץ לחייכם. אם הן משימות של “על הדרך” או משימות פשוטות, הן בדיוק המשימות שיתרמו עוד אנרגיה ליום שלכם.
