כיצד ננהל את הזמן נכון – 20 טריקים שעושים את העבודה
האם אתם נוהגים להגיע בזמן או לאחר? האם אתם מסיימים מטלות בזמן המוקצב? האם אתם מסיימים את העבודה שלכם או הדו”חות שלכם בזמן? האם אתם יכולים להגשים את כל מה שרציתם טרם מועד הגשה? האם אתם טובים בניהול זמן?
אם תוכלו להכפיל את התפוקה שלכם, להגדיל את ההכנסה, לשפר את הכישורים הבין אישיים ולעצב את חייכם איך שתרצו, איך החיים שלכם יראו?
אם רוב התשובות שלכם הן “לא”, הגעתם למדריך הנכון אשר באמצעות מספר טיפים פשוטים, יסייע לכם ללמוד לתכנן את עצמכם בקלות.
צרו תכנית יומית
תכננו את היום שלכם לפני שהוא מתחיל בכלל. עשו זאת בבוקר או אפילו יותר טוב – עשו זאת בלילה, טרם שעת השינה. התכנית תסייע לכם לדמיין כיצד אתם מתכוונים לסיים את כל מה שאתם רוצים ואף לתרום לגיבוש תכנית יעילה, שבאמצעותה תוכלו לעשות זאת. אל תיתפסו לא מוכנים – במהלך היום, כל שעליכם לעשות הוא לדבוק בתכנית מ- א’ ועד ת’.
קבעו מגבלת זמן משל עצמכם לכל מטלה
הבהירו לעצמכם כי אתם חייבים לסיים את מטלה X עד שעה או יום X. עשו זאת עבור כל משימה ומשימה שמגיעה לשולחנכם כגון סידורים, מטלות לימודיות או בעבודה, מפגשים ועוד. אם תדאגו להדגיש בפני עצמכם את קו הסיום, יהיה לכם פשוט יותר להימנע מגרירת העבודה ונהיגה בהשתהות עד לרגע האחרון. באופן זה אף יתפנו לכם “חלונות” בלוח הזמנים שלכם, שתוכלו לנצל להנאה ועונג.
השתמשו בלוח שנה
לוח שנה הוא הדבר הכי פונדמנטלי עבור ניהול זמן איכותי, יומיומי וקבוע. כיום יש לכם שפע אפשרויות שתוכלו לבחור מהן, כאשר מדובר בלוח שנה: יומן, פלאפון, מחשב… הכול ממש בכף ידכם. אם תשתמשו בלוח שנה דיגיטלי, תוכלו ליהנות מיתרון הסדר המדוקדק ויתרון התזכורות – כך שגם אם יש לכם תור לרופא עוד שלושה חודשים, אתם לבטח יכולים לבקש מלוח השנה להזכיר לכם כשבוע קודם לכן, כך שתוכלו לתכנן את עצמכם כראוי. לוח שנה שמסנכרן בין מחשב לפלאפון הוא המומלץ ביותר, משום שתוכלו לגשת אליו בכל עת. היתרון של לוח שנה הוא שאתם יכולים לרשום בו גם את ההערה השולית ביותר, כך שלא תפרח מראשכם.
אם אתם מתקשים להתנהל דרך הטלפון וזקוקים לתזכורות נוספות, אתם תמיד יכולים לרכוש לוח שעם או לוח מחיק שיסייעו לכם לראות את סדר היום שלכם ברגע שתפקחו את העיניים.
השתמשו בארגונית
ארגונית היא המקום שבו אתם כותבים את כל רשימות ה”TO DO” שלכם, מספרי טלפון שאין לכם זמן לכתוב בפלאפון, הערות חשובות לפגישות או אירועים, תכנון של פרויקטים, יומן אישי ועוד. ארגונית מקלה משמעותית על הסדר בחייכם: לא עוד פתקים דביקים, לא עוד לוח שנה שכל הכיתוב בו דחוס וקטן, לא עוד לוח שנה דיגיטלי שמיותר לרשום בו משימות “TO DO” אלא אם כן מדובר בפגישה או סידורים שקבועים בשעה ספציפית.
אתם יכולים להשתמש באפליקציות או תוכנות של פתקים. באותו אופן אתם אף יכולים לקנות יומן שתוכלו לקחת עמכם לכל מקום.
הכירו את מועדי ההגשה שלכם היטב
מתי אתם אמורים לסיים את X? ומה עם Y? Z? K? הארגונית ולוח השנה הם בדיוק המקומות שאמורים להזכיר לכם: סמנו בהם את התאריכים והגדירו תזכורת מראש, שתעניק לכם מספיק זמן להתחיל לעבוד על המשימה. בארגונית תוכלו לרשום את כל מה שאתם זקוקים לו, כדי לבצע את המשימה ואת השלבים שהיא דורשת. ככל שתהיו ברורים יותר ותקדימו את המאוחר, כך תוכלו ליהנות מהמשימה בשלווה ולהעניק לה את מיטב יכולתכם.
אם אתם עומדים בפני מועדי הגשה רבים, מומלץ לבחון את לוח השנה שלכם בקפדנות ולפנות ביום שלכם שעה-שעתיים לכל אחד מהם, כך שלא תזניחו אותם. יש לציין כי כאשר עובדים על מספר פרויקטים במקביל הרבה יותר פשוט להתקדם – משום שאתם מעוררים את מוחכם מחדש בכל פיסת מידע שונה.
למדו לומר “לא”
אל תיקחו על עצמכם יותר ממה שאתם יכולים להתמודד עמו. ישנן הסחות דעת מרובות שעשויות להקשות על חייכם, גם אם הן אמורות להיות מהנות: יציאות עם חברים, מפגשים עם משפחה, אירועים, סידורים למיניהם, טובות שאנשים מבקשים… גם אם אתם מאוד רוצים לומר “כן”, לוח השנה שלכם זועק “לא”, דאגו להקשיב לו.
שימו למטרה את המוקדם
כאשר אתם מחליטים כי ביצוע בזמן המדויק הוא בראש סדר העדיפויות שלכם, אתם עשויים להצליח או לאחר, להגיש באיחור או פשוט לשכוח. רוב הפעמים אתם תאחרו. עם זאת, אם תשימו ביצוע מוקדם כמטרה לחיים, רוב הפעמים אתם תספיקו הכול בזמן. אם תשימו לב כי הרצון לבצע הכול מוקדם נטמע בכם עם הזמן ולכן, תרצו לסיים את כל מה שניתן מהר ככל האפשר.
הגדירו זמן מתאים לכל משימה
הכוונה היא להגבלת שעות העבודה שלכם, הזמן שבו אתם מבלים בביצוע פרויקט X או ביציאה עם חבר Y. כאשר אתם מציבים גבולות לזמן שלכם, אתם מספיקים יותר משום שאתם עושים קצת מכל דבר. התחושה הכללית כי אתם מתקדמים בכל אספקט תינטע בכם אופטימיות ותספק לכם מגוון, כך שלעולם לא תשתעממו או תקבלו כאב ראש מעומס יתר של תוכן מסוים.
חשיבות השעון
לעיתים אנו כה שקועים במשימה, בעבודה או בפגישה שלנו שאנחנו פשוט לא שמים לב לזמן. שעון ענק על הזרוע הוא פתרון טוב ומעורר, שיסייע לכם לשמור על הזמן שלכם ולהיות בכוננות להמשיך למשימה הבאה.
תזכורות רבע שעה לפני
בנוסף לתזכורת השגרתית שתבחרו בלוח השנה שלכם, מומלץ לכם לכוון תזכורת נוספת, רבע שעה טרם האירוע, פגישה או עבודה:
- אם יקרה מצב ותשכחו, לעיתים רבע שעה הם כל שאתם זקוקים לו כדי להתארגן או לצאת מהמרד ולמהר הלאה למשימה או לפגישה הבאות.
- אם לא הספקתם, אתם תחושו צער רב שיעניק לכם מוטיבציה להשתדל יותר בעתיד.
- אם כן הספקתם – מגיע לכם כוכב זהב, מגיעה לכם גלידה, מגיעה לכם נשיקה – כי הצלחתם! זהו חיזוק חיובי שיעניק לכם מוטיבציה להמשיך קדימה.
חשיבות המיקוד
האם יש לכם כל כך הרבה משימות שאתם מבצעים בו-זמנית, עד כי אתם מרגישים שאינכם מסיימים שום דבר? אם כך, התמקדו בכל משימה בנפרד, כדי שתוכלו להשקיע את כל הריכוז שלכם בה באופן ספציפי.
לעיתים העולם החיצון הוא הבעייתי מכל: הקפידו להשתיק פלאפונים, להפסיק לשחק בפלאפון או לראות טלוויזיה, סגרו את הדפדפן שלכם והתמקדו אך ורק במה שאתם עושים. לאחר רבע שעה תהיו כל כך שקועים, שכבר תשכחו מכל מה שעשיתם טרם המשימה.
התעלמו מהסחות דעת
אנחנו בכוונה כותבים התעלמו ולא חסמו, משום שאין לחסום שום דבר בחיים שלכם, פשוט לתעל אותו קדימה ולהמשיך בשלכם. חסימה תתרום למעין “אתגר” שעליכם לעמוד בו. לעיתים היא אף לא נעימה. יש לציין כי מחשבות שליליות או הרסניות הן כאלו שאין לחסום כלל, אלא להתעלם ולצד זאת, לנתח מחשבות חיוביות ומעודדות שיקטלו אותן.
עם זאת, פלאפון, מחשב ומכשירים אלקטרונים בהחלט חייבים ללכת: חבל שצליל אחד של הודעה יוביל לשיחה של שעתיים, שבמהלכה יכולתם לעשות כל כך הרבה.
בחנו את הזמן שבזבזתם היטב
אם אתם חשים כי אתם עושים ועושים כל היום אבל עדיין לא מספיקים, כדאי לכם לנסות ולבחון מהי כמות הזמן שאתם משקיעים בכל משימה: אם לדוגמא השקעתם יותר זמן במנוחה, זה מסביר הרבה.
אם אתם באמת משקיעים את מיטב זמנכם בעבודה, יתכן מאוד כי אינכם מצליחים לעמוד בקצב – אתם מותירים לעצמכם מעט מדי זמן כדי להצליח ולסיים את המטלה. אנשים רבים עושים זאת באופן קבוע, משום שהם מאמינים כי הם יכולים לסיים מטלה בקצב כפול ממה שהם באמת.
כדי להתגבר על הקושי, נסו לפנות לעצמכם יום נקי ובצעו בו שתיים-שלוש משימות לכל היותר, כל אחת מאספקט אחר בחייכם. אל תקבעו כמות זמן מדויקת לתום המשימה, פשוט בצעו אותה בזמן שלכם. תוך כדי, הפעילו טיימר ובחנו כמה זמן (לא כולל הפסקות) לקח לכם לבצע את המשימה. כעת יש לכם ממוצע שממנו תוכלו להמשיך. באופן זה תוכלו לחלק את הזמן שלכם נכון בין משימות שונות, לפי הכושר האינדיבידואלי שלכם.
אל תפתחו סערות רגשות מיותרות
פרפקציוניזם היא תכונה טובה, כל עוד היא איננה יוצאת מכלל שליטה. יתכן והיום שלכם לא יתנהל באופן שתרצו: לא תבצעו משימה באיכות שחשבתם, תתווכחו עם אנשים שקרובים אליכם, לא תקבלו את הציון שהאמנתם שמגיע לכם… זה קורה וזה בסדר. כישלונות הם חלק מהחיים ויש להתמודד גם עם הקושי שהם מביאים אליהם.
מה שהכי חשוב הוא שתזכרו כי בכל פעולה נתתם את כל מה שאתם יכולים, עשיתם את הטוב ביותר ואינכם מתחרטים על דבר. כל עוד תעשו זאת, לא תהיה לכם שום סיבה להלקות את עצמכם.
חשיבות סדר העדיפויות
משום שאינכם יכולים לעשות הכול כל יום כל הזמן, כדאי לכם לנסות ולתכנן את סדר העדיפויות שלכם, בהתאם למה שחשוב לכם מבחינה רגשית, אינטליגנטית, חברתית, בריאותית וכלכלית.
כאשר אתם מכינים את הרשימות שלכם, נסו לבחון מה חשוב לכם יותר לבצע היום ומה יכול לחכות למחר באותו אופן אם יש לכם סידורים שקרובים אחד לשני, דומים אחד לשני או פשוט נוחים לביצוע יחד, כדאי לכם לאחד ביניהן כדי להקל על סדר היום שלכם.
האצילו סמכויות
אם ישנן מטלות שעדיף שאחרים יבצעו משום שהם יעשו זאת טוב יותר, משום שאתם עמוסים מדי או שמדובר במטלה קטנה וחסרת חשיבות, כדאי לכם לנסות ולהאציל סמכויות לאחרים. אתם תחושו שאבן נגולה מעל לבכם: בקשו מבני הזוג לעזור עם ניקיונות ובישולים כאשר את עמוסים. בקשו מהילדים לעשות סידור קטן בשבילכם או מחברים לעזור לכם בפרט קטן אם הם בסביבה.
באופן זה אתם תפנו לעצמכם זמן פנוי, שתוכלו לנצל כדי לעשות יותר ולעשות זאת על הצד בטוב ביותר.
איזה משימות כדאי לאחד?
משימות שמתקשרות לעבודה מומלץ לאגד, משום שכולן מתבצעות תחת אותו גג: תוכלו לסדר אותן לפי סדר בהילות או חשיבות.
משימות של לימודים, סידורים המצויים קרובים אחד לשני, משימות שונות לאירועים שונים וכדומה, כדאי לאחד כדי להימנע מחזרה מיותרת.
כבו את האינטרנט
פעמים רבות האינטרנט הוא האויב הכי גדול שלנו: הרשתות החברתיות, הווטסאפ, כל המאמרים הכיפיים האלה שאפשר לקרוא… כולם מסיחי דעת שאנחנו אפילו לא שמים לב אליהם. גם אנשים שבודקים את האי-מייל שלהם לעיתים קרובות, בדרך כלל בודקים אותו יותר מדי ומבזבזים זמן מיותר.
אם אינכם עובדים עם האינטרנט, מומלץ פשוט לכבות אותו במשך היום כדי שיהיה לכם יותר זמן לעסוק במשימות לפניכם.
אם העבודה שלכם מתקשרת באינטרנט, זהו הזמן לעשות ניקיון אינטרנטי: הורידו דפדפן נוסף והעבירו אליו את כל האתרים שנוגעים לעבודה שלכם. הכינו את הדפדפן כך שיהיה מאוד נוח לעבודה והשתמשו בו רק לעבודה; הדפדפן השני ישמש אתכם להנאה. על ידי כך כאשר תיכנסו אליו אתם תחושו כי נכנסתם ל”מסגרת עבודה” חדשה וקפדנית. יתכן ועדיין תבדקו את המייל או את פייסבוק מידי פעם, אך לבטח תעשו זאת פחות משום שזהו לא ה”דפדפן החברתי” שלכם.
הפסיקו כשצריך
רוב הפעמים אנשים לא מספיקים משום שהם עושים יותר מדי: מכינים עבודה של 60 ע”מ במקום 30, טובעים בשיחה במקום להמשיך הלאה למשימה הבאה, קוראים יותר מדי על נושא מסוים שיש עליו בחינה מאוד כללית או לומדים נושא שולי בעבודה במקום להתמקד בתפקיד העיקרי שלכם.
למדו מתי הגיע הזמן לומר “די” ולהמשיך הלאה. רוב המטלות כיום יכולות להתמתח עד אינסוף בזכות כמויות הידע הרבות המצויות ברשותנו. אל תתנו לכם לסטות מהנושא המרכזי.
אל תשכחו לקחת הפסקה
החיים של המאה ה- 21 עמוסים וקדחתניים מאוד, אך אתם עדיין בני אדם ולמרות כל העומס והקושי, אתם צריכים מנוחה ומגיעה לכם מנוחה. אל תשכחו להשאיר לכם יום חופש, ערב חופשי של הנאה ואף לקחת הפסקה של 5-10 דקות בין משימה למשימה. באופן זה תעברו למשימה החדשה רעננים ומחויכים יותר.
קבלו גישה לתכנית ההתפתחות האישית המתקדמת של Lifehacks, בחינם לחלוטין ל-14 ימים.
בתכנית תלמדו:
- לעצב את איכות החיים שלכם ללא פשרות
- להגדיל משמעותית את ההכנסה, לחסוך ולהשקיע
- לשפר את הבריאות, לרדת במשקל ולהיכנס לכושר גם כשנראה שאין לכם זמן
- לשפר את הכישורים הבין אישיים, לפתח מערכות יחסים חדשות ולשמר קיימות
- לשפר את התפוקה, היעילות וכוח הרצון
- להתגבר על חסמים פנימיים שמונעים מכם להצליח
